La fin de l’année approche et c’est l’occasion pour moi d’évoquer un sujet qui doit faire l’objet d’une attention toute particulière pendant cette période : l’entretien individuel annuel.
A ce titre, il convient de distinguer trois catégories d’entretien :
- L’entretien annuel d’évaluation,
- L’entretien professionnel,
- L’entretien annuel relatif aux salariés soumis à une convention de forfait en jours.
1. L’entretien annuel d’évaluation : évaluer le salarié
a. Finalités
Malgré son caractère facultatif, l’entretien annuel d’évaluation est un rendez-vous incontournable de la fin d’année.
Ainsi, il est fortement recommandé d’organiser cet entretien chaque année avec l’ensemble des salariés présents dans l’entreprise, quelle que soit leur ancienneté.
Dans le cadre de cet entretien individuel annuel, il s’agit de faire avec le point avec le salarié sur le travail accompli au regard des objectifs qualitatifs et/ou quantitatifs éventuellement fixés, de fixer de nouveaux objectifs, d’aborder la problématique de la rémunération.
Les informations demandées au salarié dans le cadre de cet entretien doivent uniquement avoir pour objet d’apprécier ses aptitudes professionnelles.
Différents thèmes pourront être abordés au cours de l’entretien et notamment les rubriques suivantes :
- Historique professionnelle,
- Analyse de la fonction,
- Evénements majeurs de l’année écoulée,
- Bilan de la contribution de la personne à la réalisation des objectifs de l’unité,
- Bilan des progrès personnel,
- Maîtrise de la fonction,
- Objectifs pour une nouvelle période.
A toute fin utile, je vous rappelle que le salarié n’est pas en droit de refuser la mise en place de cet entretien.
b. Organisation
Le salarié doit être préalablement informé de la mise en place d’un système d’évaluation dans l’entreprise. Un affichage dans les locaux accessible à tous est suffisant.
Par ailleurs, parce que les évaluations sont de nature à engendrer une pression psychologique entraînant des répercussions sur les conditions de travail des salariés, agir sur leur évolution de carrière et leur rémunération, l’employeur doit consulter le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) avant leur mise en place.
L’avis du CHSCT doit ensuite être transmis au comité d’entreprise (CE) (ou, à défaut, aux délégués du personnel), qui doit lui-même être informé et consulté préalablement à la décision de mise en œuvre dans l’entreprise de moyens ou techniques permettant un contrôle de l’activité des salariés.
Enfin, une déclaration à la CNIL sera nécessaire lorsque les données personnelles collectées au cours de l’entretien sont enregistrées dans un fichier informatique (traitement automatisé).
Vous devez remettre au salarié un compte-rendu de l’entretien, ce document devant être signé par les deux parties. Il est recommandé de permettre d’apporter des observations/commentaires sur le document.
c. Portée
L’entretien annuel est un outil d’évaluation des compétences et des résultats du salarié. S’il fait défaut, l’ensemble des décisions prises en relation avec les compétences et les résultats du salarié pourront être – facilement–contestées.
Il est rappelé que les informations recueillies lors de cet entretien demeurent confidentielles.
2. L’entretien professionnel : former son salarié
a. Finalités
Aux termes de l’article L.6315-1 du Code du travail, et quelle que soit la taille de l’entreprise, un entretien professionnel doit être organisé tous les deux ans pour chaque salarié ayant plus de deux années d’ancienneté.
Ainsi, à l’occasion de son embauche, le salarié est informé qu’il bénéficie tous les 2 ans d’un entretien professionnel avec son employeur.
Cet entretien devra également être proposé systématiquement après :
- un congé de maternité, un congé parental d’éducation, un congé de soutien familial, un congé d’adoption, un congé sabbatique, une période de mobilité volontaire sécurisée,
- une période d’activité à temps partiel,
- un arrêt maladie longue durée,
- un mandat syndical.
L’entretien professionnel est consacré aux perspectives d’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualifications et d’emploi.
Ainsi, cet entretien ne porte pas sur l’évaluation du travail du salarié, et se distingue en ce sens de l’entretien annuel d’évaluation.
En pratique, il s’agit d’un échange qui a pour objet de recenser et d’analyser les besoins en formation du salarié et de le rendre acteur de son évaluation professionnelle.
L’entretien professionnel présente des avantages tant pour les salariés que pour l’entreprise.
En effet, s’agissement tout d’abord du salarié, l’entretien professionnel lui permet de réaliser son bilan de parcours professionnel, de s’informer sur la stratégie de l’entreprise, ainsi que sur ses possibilités d’évolution, ou encore de faire le point sur les formations qui pourraient renforcer ses compétences.
Concernant la société, l’entretien professionnel est un outil efficace de gestion des ressources humaines, en ce qu’il permet de recueillir les besoins en formation, de mettre en place un plan de formation ou encore d’évaluer le budget de formation qui s’impose. Il s’agit d’un outil précieux aux fins d’optimisation des compétences des salariés.
En outre, je vous précise que tous les 6 ans, l’entretien professionnel fait un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié, cette durée s’appréciant par référence à l’ancienneté du salarié dans l’entreprise.
b. Organisation
Cet entretien se déroule en principe tous les deux ans, à la demande du salarié. Toutefois, il est plus prudent pour l’employeur de l’organiser de son propre chef, et ce pour des raisons de charge de la preuve.
En amont de l’entretien, il est nécessaire de préparer une grille portant sur les différents thèmes abordés :
- Les moyens d’accès à l’information sur les dispositifs relatifs à l’orientation et à la formation du salarié,
- L’identification des objectifs de professionnalisation qui pourront être définis au bénéfice du salarié pour lui permettre de s’adapter à l’évolution de son poste de travail, de renforcer sa qualification ou de développer ses compétences,
- L’identification du ou des dispositifs de formation auxquels il pourrait être fait appel en fonction des objectifs retenus,
- Les initiatives possibles du salarié pour l’utilisation de son droit individuel à la formation,
- Les conditions de réalisation de la formation, notamment au regard du temps de travail.
L’entretien professionnel donne par la suite lieu à la rédaction d’un compte-rendu remis au salarié, et qui devra faire l’objet d’un suivi afin d’assurer en pratique les solutions mises en avant durant l’entretien.
c. Portée
Les sanctions du défaut d’organisation de cet entretien peuvent s’avérer lourdes.
En effet, le Compte Personnel de Formation (CPF) du salarié n’ayant pas bénéficié de l’entretien professionnel pourra être abondé de 100 heures supplémentaires dans les entreprises de plus de 50 salariés. L’employeur devra verser à l’OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agrée) DEFI (Développement de l’Emploi et de la Formation) une somme forfaitaire de 30 euros par heure abondée.
Enfin, le salarié pourrait demander des dommages et intérêts en raison de l’inexécution par l’employeur de cette obligation.
3. L’entretien annuel portant sur la charge de travail des salariés soumis à une convention de forfait en jours
a. Finalités
Les salariés soumis à une convention de forfait en jours sont soumis à un régime particulier.
En effet, en raison de la spécificité de l’organisation de leur temps de travail et de l’absence d’application des règles générales relatives à la durée légale du travail, un suivi de la charge de travail et de ses conséquences sur l’état de santé du salarié est nécessaire.
La loi du 20 août 2008 a ainsi imposé la tenue d’un entretien annuel pour chaque salarié sous convention de forfait en jours.
A noter que l’organisation de cet entretien devra être mentionnée dans les dispositions mettant en place la convention, et s’applique pour l’ensemble des salariés soumis à cette convention.
Je vous précise également que cet entretien s’applique à tous les salariés soumis à cette organisation de travail, même si ceux-ci ont conclu leur convention de forfait avant la loi du 20 août 2008.
b. Organisation
Chaque salarié soumis à une convention de forfait en jours devra bénéficier de cet entretien au moins une fois par an.
Au cours de cet entretien, devront être abordés les thèmes suivants :
- la charge de travail,
- l’organisation du travail dans l’entreprise,
- la rémunération,
- ainsi que l’articulation entre l’activité professionnelle, la vie personnelle et la vie familiale.
c. Portée
La sanction du défaut d’organisation d’un entretien annuel est extrêmement sévère.
En effet, cette irrégularité a pour conséquence de priver la convention d’effet, et de soumettre le salarié aux règles générales relatives à la durée légale du travail.
Plus précisément, les salariés n’ayant pas pu bénéficier de cet entretien pourraient alors demander le paiement de l’ensemble des heures supplémentaires effectuées.
Il convient donc d’être particulièrement vigilant s’agissant des salariés concernés.
D’un point de vue pratique, aucun texte n’interdisant d’organiser un seul et même entretien sur les trois sujets, il est parfaitement envisageable, dans une souci d’efficacité, de tenir un seul entretien.
Bien évidemment, si vous retenez cette solution, il sera indispensable de distinguer chacune des finalités recherchées, par exemple en éditant trois compte-rendu différents concernant les thèmes à aborder, à savoir :
- Evaluer le salarié,
- Assurer l’évolution professionnelle du salarié,
- Surveiller la charge de travail du salarié soumis à une convention de forfait en jours (pour les salariés concernés).